6강 · 실무 문서 만들기 (GPTs)

왜 문서부터인가

이미지·영상은 만들면 눈에 띕니다. 그런데 정작 매일 붙잡고 있는 건 견적서 한 장, 공문 한 장입니다.

• 견적서 부가세를 잘못 계산해 다시 보냄
• 공문 항목 번호를 1. 2. 3.으로만 써서 반려됨
• 이력서 양식을 한글에서 맞추다 30분 날림

전부 서식과 계산이 문제입니다. 내용은 이미 머릿속에 있습니다.

이 강의의 목표는 "AI에게 문서를 부탁하는 법"이 아니라 "서식·계산을 미리 넣어 둔 GPT를 쓰는 법" 입니다.

일반 ChatGPT와 무엇이 다른가

같은 요청을 두 곳에 넣어 보면 차이가 바로 보입니다.

차이를 만드는 건 지침(Instructions) 입니다. 서식 규칙, 계산식, 금지 사항을 GPT 안에 미리 넣어 두면 사용자는 내용만 말하면 됩니다.

이게 프롬프트가 중요한 이유입니다. 좋은 프롬프트는 한 번 쓰고 버리는 게 아니라, GPT 안에 넣어 두고 계속 씁니다.

준비 — 3분

1. 자료공유 페이지 를 엽니다
2. 쓸 GPT의 프롬프트 복사 를 누릅니다
3. GPT 열기 로 들어가 그대로 붙여넣습니다

로고나 사진이 없어도 됩니다. 같은 자리에 예시 파일 내려받기 가 있습니다.

무료 계정으로도 GPTs를 사용할 수 있습니다. 만드는 것만 유료이고, 만들어 둔 것을 쓰는 건 제한이 없습니다.

1. 견적서 — 계산을 맡긴다

가장 자주 쓰고, 가장 자주 틀리는 문서입니다.

말할 것

공급자는 ○○○, 대표 ○○○, 사업자등록번호 000-00-00000.
받는 곳은 ○○○ 담당자 ○○○님.

품목은
- AI 리터러시 교육 3시간 2회, 단가 500,000원
- 실습 교안 제작 1식, 단가 300,000원

GPT가 하는 것

체크포인트 — 받은 견적서에서 이 세 숫자를 확인하세요.

• 공급가액 합계가 품목 금액의 합과 같은가
• 부가세가 공급가액의 정확히 10%인가
• 합계금액 = 공급가액 + 부가세인가

"부가세 포함 단가로 받았다" 고 말하면 공급가액을 역산하고, 그 사실을 특기사항에 자동으로 적어 줍니다. 이걸 안 적으면 나중에 분쟁이 됩니다.

2. 프로필·이력서 — 사진까지 넣는다

재취업, 프리랜서 제안, 강사 소개에 모두 쓰입니다.

말할 것 — 경력을 시간 순서 상관없이 아는 대로 나열하면 됩니다. 최신순 정렬은 GPT가 합니다.

사진을 올리면

• 배경이 단색이면 지워서 원형으로 넣습니다
• 배경이 복잡하면 지우지 않고 원형으로만 자릅니다

배경 제거를 억지로 하면 얼굴 가장자리가 뜯깁니다. 구멍 뚫린 얼굴보다 배경이 남은 사진이 낫습니다.

스타일 3종

"sidebar 스타일로 다시 뽑아줘" 라고만 하면 바뀝니다.

경력에 공백이 있다면 — 날짜를 고치지 않습니다. 대신 강점을 위로 올려 먼저 읽히게 하고, 공백기의 교육 수료나 자격 취득을 항목으로 넣습니다.

3. 공문·안내문 — 규정을 맡긴다

기관에 보내는 공문은 형식이 틀리면 반려됩니다.

항목 번호에는 법으로 정해진 순서가 있습니다.

1.  →  가.  →  1)  →  가)  →  (1)  →  (가)  →  ①

사람이 손으로 쓰면 세 번째 단계부터 틀립니다. GPT에는 문장만 넣고 번호는 맡깁니다.

날짜 표기도 규정이 있습니다.

연·월·일 글자를 빼고 마침표를 찍습니다. 월·일에 0을 붙이지 않고, 끝에도 마침표를 찍습니다. 마지막 마침표를 빠뜨리는 사람이 가장 많습니다.

문서 3종

"안내문으로 바꿔줘", "게시용으로 크게" 로 전환됩니다.

끝. 표시는 공문에만 붙습니다. 안내문에 붙으면 어색합니다. 이것도 GPT가 구분합니다.

결과물을 PDF로 저장하기

세 GPT 모두 HTML 파일을 만들어 줍니다. 응답에 나오는 링크를 내려받으세요.

파일 내려받기  →  더블클릭으로 열기
      →  맨 위 [PDF로 저장 / 인쇄] 버튼
      →  대상: PDF로 저장  /  용지: A4  /  방향: 세로
      →  배경 그래픽: 켜기          ← 이걸 빼면 색이 안 나옵니다

미리보기 창 안에서는 인쇄 버튼이 눌리지 않을 수 있습니다. 내려받아 열면 동작합니다.

자주 겪는 문제

디자인이 이상하게 나옵니다

GPT가 스타일 파일을 못 읽고 임의로 만든 경우입니다. "지식 파일에 어떤 스타일이 있어?" 라고 물어보세요. 스타일 이름 3개를 답하면 정상입니다.

금액이 안 맞습니다

품목의 수량과 단가를 다시 확인하세요. 계산 자체는 코드가 하므로 틀리지 않습니다. 입력이 잘못 들어간 경우가 대부분입니다.

내용이 빠졌습니다

말한 내용 중 GPT가 못 알아들은 게 있는지 봅니다. "학력도 넣어줘" 처럼 빠진 것만 말하면 전체를 다시 만들어 줍니다.

오늘 가져갈 것

수업이 끝나면 손에 이게 남습니다.

1. 내 상황에 맞는 실무 문서 1건 (견적서 / 프로필 / 공문 중 택 1)
2. 그 문서의 HTML 파일과 PDF
3. 다음에도 쓸 수 있는 GPT 링크

문서는 한 번 만들고 끝이 아닙니다. 다음 달에 같은 GPT를 열어 내용만 바꾸면 됩니다.

한 걸음 더

문서 한 장이 아니라 제출까지 가는 긴 작업은 다른 방식이 필요합니다. 공고 분석 → 근거 조사 → 초안 → 검토 → 제출본까지 이어지는 AI 사업계획서 하네스를 참고하세요.